Algemene Voorwaarden - Eskofin

Algemene Voorwaarden

Algemene voorwaarden ESKOFIN BVBA


Artikel 1. Toepasselijkheid

1.1.  Behoudens andersluidend schriftelijk beding, zijn deze algemene voorwaarden steeds van toepassing op alle offertes, diensten en prestaties door ESKOFIN aan de cliënt verstrekt, met uitdrukkelijke uitsluiting van de voorwaarden van de cliënt. Algemene voorwaarden van de cliënt kunnen nooit stilzwijgend worden aanvaard.
1.2.  De cliënt bevestigt de algemene voorwaarden te kennen en aanvaardt de toepassing ervan voor alle huidige en toekomstige overeenkomsten met ESKOFIN. Deze voorwaarden vervangen alle voorgaande versies.

1.3.  Wanneer partijen naar aanleiding van een bepaalde opdracht bijzondere voorwaarden overeenkomen, die afwijken van de algemene voorwaarden, gelden deze enkel voor de betreffende opdracht.



Artikel 2. Opdracht

2.1.  De overeenkomst tot het leveren van diensten tussen ESKOFIN en de cliënt komt tot stand, hetzij op het moment dat ESKOFIN de opdrachtbrief, behoorlijk ondertekend door de cliënt, ontvangt, hetzij op het moment dat ESKOFIN een aanvang neemt met de uitvoering van de diensten op verzoek van de cliënt, zelfs indien de opdrachtbrief nog niet werd ondertekend. In dat laatste geval aanvaardt de cliënt dat de bepalingen van de opdrachtbrief van toepassing zijn in de relatie met ESKOFIN.

2.2.  Een opdracht wordt als aanvaard beschouwd van zodra ESKOFIN deze schriftelijk heeft bevestigd en/of de uitvoering van de opdracht heeft aangevat.



Artikel 3. Ereloon en kosten

3.1 Voor de door ESKOFIN uitgevoerde werkzaamheden en diensten, wordt een ereloon gerekend, waarbij wordt uitgegaan van (i) een uurtarief en de aan de werkzaamheden bestede tijd, bijkomende kosten (zoals verplaatsingskosten, kosten van derden, publicatie NBB, Belgische Staatsblad, ...), alsmede een bedrag voor onkosten die niet direct aan de werkzaamheden worden toegerekend; of (ii) een vast tarief voor de werkzaamheden en voormelde bijkomende kosten. ESKOFIN is gerechtigd door haar gehanteerde uurtarief en kosten te wijzigen.
3.2. Het door ESKOFIN aangerekende ereloon kan afwijken van eerdere schattingen of offertes. Indien zich omstandigheden voordoen waarover ESKOFIN geen controle of kennis heeft en als gevolg waarvan bijkomende prestaties dienen geleverd te worden, zal ESKOFIN haar ereloon aanpassen. Voor opdrachten die niet uitdrukkelijk in de opdrachtbrief zijn opgenomen, zal ESKOFIN een afzonderlijke factuur opstellen, rekening houdend met de moeilijkheidsgraad van de opdracht en de noodzakelijke specialisatie.
3.3 ESKOFIN heeft het recht om de betaling van een voorschot op het ereloon en de kosten aan de cliënt te vragen. Bij uitputting van dit voorschot kan ESKOFIN een nieuw voorschot vragen. ESKOFIN behoudt zicht het recht voor om haar prestaties pas aan te vangen op het ogenblik dat het voorschot door de cliënt is betaald. In geen geval kan ESKOFIN aansprakelijk gesteld worden voor de niet-naleving van wettelijke termijnen in geval van laattijdige betaling van het gefactureerde voorschot. Het feit dat ESKOFIN geen voorschot vraagt doch haar diensten pas factureert na de uitvoerig, impliceert niet dat ESKOFIN afziet van het recht te werken op basis van voorschotten.



Artikel 4. Opzegging

4.1 Een recurrente opdracht bestaat uit opeenvolgende prestaties van dezelfde aard die tegen bepaalde op voorhand bekende termijnen uitgevoerd worden. Behoudens andersluidend schriftelijk akkoord, wordt de overeenkomst voor recurrente opdrachten geacht voor onbepaalde duur te zijn aangegaan. Beide partijen kunnen op elk ogenblik de overeenkomst beëindigen, per aangetekend schrijven met ontvangstbewijs, mits naleving van een opzegtermijn van drie maanden. De opzegtermijn gaat in de eerste van de maand volgend op de datum van de opzegbrief. In geval van opzegging door de cliënt heeft deze de keuze om de opzegtermijn te vervangen door een forfaitaire verbrekingsvergoeding van 25% van de erelonen die overeenstemmen met de prestaties die gewoonlijk door ESKOFIN werden geleverd met betrekking tot een volledig boekjaar (of eventueel kalenderjaar). Indien de beschikbare referentieperiode voor de berekening van de schadevergoeding korter is dan 12 kalendermaanden, wordt als referentieperiode rekening gehouden met alle maanden volgend op de maand waarin de eerste factuur gemaakt werd en pro rata berekend. Dezelfde verbrekingsvergoeding is verschuldigd in geval van onregelmatige opzegging door de cliënt (bv bij niet naleving van de opzegtermijn). Tijdens de opzegtermijn blijven de voorschriften van de opdrachtbrief en de algemene voorwaarden onverkort van kracht. ESKOFIN is in geval van opzegging van een recurrente opdracht in alle gevallen, voor het jaar van de opzegging, gerechtigd op de kosten en erelonen die overeenstemmen met de tot dan toe werkelijk verrichte werkzaamheden, zelfs indien een vast tarief werd overeengekomen.
4.2. Opdrachten die niet vallen onder de definitie voorzien in punt 4.1. worden als niet-recurrente opdrachten beschouwd. Behoudens tegenbewijs wordt de overeenkomst met betrekking tot een niet-recurrente opdracht geacht voor bepaalde duur te zijn gesloten. Ze eindigt door de uitvoering van de opdracht en, indien dit van toepassing is gelet op de aard van de opdracht, door de levering van de overeengekomen prestaties. In toepassing van artikel 1794 B.W., en desgevallend, in afwijking van artikel 2004 B.W., heeft de cliënt het recht om de overeenkomst vroegtijdig te beëindigen mits betaling aan ESKOFIN van de kosten en erelonen die overeenstemmen met de reeds uitgevoerde werkzaamheden en alles wat ESKOFIN bij de uitvoering van de opdracht had kunnen winnen. Deze schadeloosstelling wordt op werkelijke basis berekend, met een minimum van 25% van het ereloon dat verschuldigd was bij volledige uitvoering van de opdracht.
4.3  Onmiddellijke beëindiging van de overeenkomst zonder opzegtermijn en zonder vergoeding door ESKOFIN is mogelijk bij omstandigheden die de onafhankelijkheid van de boekhouder in het gedrang brengen, omstandigheden die de uitvoering van de opdracht conform de beroeps- en deontologische normen onmogelijk maken, kennelijke tekortkoming(en) van de cliënt ten aanzien van zijn eigen verbintenissen, in geval van een procedure WCO of collectieve schuldenregeling, procedure van ontbinding of kennelijk onvermogen van de cliënt, ... De redenen die de onmiddellijke beëindiging van de overeenkomst verantwoorden, dienen door EKSOFIN aan de cliënt te worden medegedeeld. Naargelang de omstandigheden kan ESKOFIN zijn beslissing laten voorafgaan door een waarschuwing of een aanmaning aan de cliënt. Wanneer zij de overeenkomst stopzet, wijst ESKOFIN de cliënt op de rechtshandelingen die dringend en noodzakelijk moeten worden gesteld ter vrijwaring van zijn rechten, en waarvoor zij opdracht had gekregen. ESKOFIN is in dergelijk geval gerechtigd op de kosten en erelonen die overeenstemmen met de reeds uitgevoerde werkzaamheden, meer een vergoeding a rato van 25% van de erelonen die overeenstemmen met de prestaties die gewoonlijk door ESKOFIN werden geleverd met betrekking tot een volledig boekjaar (of eventueel kalenderjaar). In geval van faillissement van de cliënt is de overeenkomst van rechtswege ontbonden.
4.4  De cliënt kan ten allen tijde, zonder naleving van een opzeggingstermijn en zonder betaling van een schadevergoeding, de overeenkomst stopzetten, indien ESKOFIN kennelijk in gebreke blijft zijn eigen verbintenissen, zoals omschreven in onderhavige algemene voorwaarden en in de opdrachtbrief uit te voeren. De cliënt zal in elk geval zijn beslissing laten voorafgaan door een schriftelijke ingebrekestelling aan ESKOFIN.
4.5  Bij de beëindiging van de overeenkomst dient ieder van de partijen alle in haar bezit zijnde stukken en documenten die in eigendom toebehoren aan de andere partij ter beschikking te stellen. Interne werkdocumenten blijven eigendom van ESKOFIN. Bij de beëindiging van de diensten bewaart ESKOFIN alle daarmee verband houdende documenten en dossiers gedurende de door de wet voorziene periode. Na verloop van deze termijn mag ESKOFIN deze vernietigen zonder de cliënt daarvan op voorhand te moeten verwittigen, behoudens andersluidende en schriftelijke overeenkomst.



Artikel 5. Uitvoering van de opdracht

5.1  ESKOFIN zal haar werkzaamheden naar best vermogen, te goeder trouw en volgens de vigerende wetgeving verrichten. ESKOFIN zal haar prestaties met de nodige zorgvuldigheid uitvoeren, gebaseerd op de informatie die door de cliënt aan ESKOFIN wordt verstrekt.
5.2  De aanpak, werkwijze of omvang van de opdracht en/of de daaruit voortvloeiende werkzaamheden kunnen tussentijds, in gemeen overleg, worden gewijzigd of uitgebreid. Indien dergelijke wijziging of uitbreiding resulteert in bijkomend werk, zal ESKOFIN de cliënt hierover inlichten en hiervoor een bijkomende vergoeding aanrekenen.
5.3 De tussen partijen desgevallend overeengekomen uitvoeringstermijn is louter indicatief en kan in geval van overschrijving nooit aanleiding geven tot annulering van de opdracht of enige schadevergoeding.



Artikel 6. Informatieverstrekking door de cliënt

6.1  De cliënt verbindt zich ertoe om alle gegevens die door ESKOFIN noodzakelijk worden geachte of waarvan de cliënt redelijkerwijs behoort te weten dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de opdracht, tijdig en op eerste verzoek van ESKOFIN te verstrekken.
6.2  Wanneer de opdracht geheel of gedeeltelijk bestaat uit het opmaken van BTW aangiftes, moeten alle nodige stukken hiertoe uiterlijk tegen de 10de van de maand volgend op het kwartaal waarop de aangifte betrekking heeft (hetzij uiterlijk 10.01, 10.04, 10.07 en 10.10) overgemaakt worden aan ESKOFIN. Eventuele schade voor de cliënt als gevolg van niet (tijdig) verstrekken van deze gegevens, kan in geen geval verhaald worden op ESKOFIN.
6.3  De cliënt verklaart dat alle stukken die ESKOFIN worden overhandigd waarheidsgetrouw zijn Indien ESKOFIN schade zou lijdendoor het aanwenden van valse stukken die haar door de cliënt zijn overhandigd, is deze laatste gehouden deze schade integraal te vergoeden.
6.4  ESKOFIN dient de volledigheid, juistheid en betrouwbaarheid van de door de cliënt aangeleverde gegevens en documenten niet te verifiëren. De cliënt zal ESKOFIN informeren over elk gegeven of over elke ontwikkeling die te zijner kennis komt en die enige invloed zou kunnen hebben op de uitvoering van de prestaties door ESKOFIN.
6.5  In geval van niet-nakoming, niet correcte of niet tijdige uitvoering door de cliënt van zijn verbintenissen, is ESKOFIN gerechtigd om, onmiddellijk en zonder voorafgaande ingebrekestelling, de uitvoering van de prestaties op te schorten en dit tot wanneer de cliënt aan zijn verplichtingen heeft voldaan. Alle kosten en lasten als gevolg van deze opschorting zijn ten laste van de cliënt.
6.6  De cliënt is als enige verantwoordelijk voor het invullen en actualiseren van het UBO-register. De cliënt zal het nodige doen om binnen de maand na oprichting de informatie over de uiteindelijke begunstigde(n) aan het UBO-register mee te delen en elke wijziging in de UBO’s binnen de maand mee te delen aan het register.
6.7  Wanneer bestuurders handelingen stellen waarbij zij tegenstrijdig vermogensrechtelijke belangen hebben, moeten de wettelijk voorgeschreven procedures worden gevolgd. Indien ESKOFIN bij de uitvoering van dergelijke handeling is tussengekomen, verbindt de cliënt zich ertoe ESKOFIN onverwijld in te lichten omtrent het tegenstrijdig belang, zodat zij in voorkomend geval de nodige stappen kan stellen.


Artikel 7. Betaling

7.1  Betaling door de cliënt van de aan ESKOFIN verschuldigde bedragen, dient te geschieden binnen de 30 dagen na factuurdatum, behoudens andersluidend schriftelijk akkoord.
7.2  Bij niet betaling van de factuur uiterlijk op de vervaldag, is van rechtswege en zonder enige voorafgaande ingebrekestelling, een interest van 12% per jaar verschuldigd, te rekenen vanaf de vervaldag van de factuur, en worden de factuurbedragen, ten titel van bedongen en aanvaarde forfaitaire vergoeding, van rechtswege en zonder enige voorafgaande ingebrekestelling verhoogd met 10 %, met een minimum van 250,00 EUR. Alle eventuele bijkomende invorderingskosten vallen eveneens ten laste van de cliënt.

7.3  Van zodra de cliënt in gebreke blijft om een factuur op de vervaldag te betalen, is ESKOFIN gerechtigd om, onmiddellijk en zonder enige voorafgaande ingebrekestelling, de uitvoering van de prestaties op te schorten en dit tot wanneer de schuld volledig is betaald. Eventuele boetes en/of interesten ingevolge het niet verlenen van opgeschorte prestaties zullen in dit geval niet verhaald kunnen worden op ESKOFIN. In geval van laattijdige betaling, beschikt ESKOFIN ook over de mogelijkheid om van de cliënt een voorschot te verlangen met betrekking tot toekomstige werkzaamheden en is al hetgeen de cliënt aan ESKOFIN uit welken hoofde van ook verschuldigd is, direct opeisbaar.
7.4  In geval van wederkerende prestaties (zoals btw aangiften, ...) behoudt ESKOFIN zich het recht voor om per kwartaal provisies te vorderen van de cliënt. Deze provisies dienen op eerste verzoek voldaan te worden bij gebreke waaraan ESKOFIN gerechtigd is om haar prestaties op te schorten, zonder dat hiervoor een schadevergoeding verschuldigd zal zijn.
7.5  In geval van gezamenlijk gegeven opdracht zijn alle cliënten solidair gehouden tot betaling van het volledige factuurbedrag.
7.6. ESKOFIN vestigt er de aandacht op dat in de mate haar prestaties niet enkel het beroepsmatig belang van de cliënt dienen, het uitsluitend aan de cliënt toekomt te oordelen in welke mate deze prestaties haar beroepsmatig belang betreffen en voor aftrek als beroepskost in aanmerking komt. In de mate de prestaties de belangen van een bedrijfsleider betreffen, dient de kost door deze te worden terugbetaald aan de cliënt of moet een voordeel van alle aard worden verantwoord op zijn loonfiche, bij gebreke waaraan de fiscale administratie het voordeel van alle aard kan onderwerpen aaneenafzonderlijkeaanslag. Verderkandebtwmaarafgetrokkenwordenindematedeprestaties verband houden met de btw-plichtige activiteit van de cliënt. Artikel 1, §2 van het KB nr. 3 van 10 december 1969 met betrekking tot de aftrekregeling voor de toepassing van de belasting over de toegevoegde waarde bepaalt in dit verband dat wanneer een goed of een dienst gedeeltelijk voor privé-doeleinden bestemd is het recht op aftrek naar verhouding van dat gebruik is uitgesloten.



Artikel 8. Klachten en protest

8.1.  Klachten met betrekking tot verrichtte werkzaamheden en/of het factuurbedrag dienen onmiddellijk, doch uiterlijk, binnen de 8 dagen per aangetekend schrijven ter kennis te worden gebracht van ESKOFIN. De klacht moet duidelijk omschreven zijn, zodat ESKOFIN de nodige stappen kan ondernemen om de klacht te verhelpen voor zover deze gegrond zou zijn. Bij gebrek aan protest wordt de cliënt geacht de geleverde prestaties en overgemaakte facturen te aanvaarden.
8.2.  Klachten of protesten schorsen de betalingsverplichting van de cliënt niet. De cliënt is in geen geval gerechtigd om op grond van een protest met betrekking tot bepaalde werkzaamheden betaling uit te stellen of te weigeren van andere werkzaamheden waarop het protest geen betrekking heeft.
8.3.  In geval van terechte klacht heeft ESKOFIN de keuze tussen aanpassing van het in rekening gebrachte ereloon, het kosteloos verbeteren of opnieuw verrichten van de afgekeurde werkzaamheden of het geheel of gedeeltelijk niet (meer) uitvoeren van de opdracht tegen teruggave naar evenredigheid van het reeds betaalde ereloon.



Artikel 9. Aansprakelijkheid

9.1.  ESKOFIN is slechts aansprakelijk indien de cliënt aantoont dat hij schade heeft geleden door een grove of opzettelijke fout in hoofde van ESKOFIN. Voor de gewone of lichte fout is ESKOFIN niet aansprakelijk. Indien een fout wordt gemaakt doordat de cliënt ESKOFIN foutieve, onvolledige of misleidende informatie heeft verstrekt, is ESKOFIN niet aansprakelijk voor de hierdoor ontstane schade en zal de cliënt ESKOFIN vrijwaren voor alle aanspraken van derden dienaangaande.
9.2.  Voor zover ESKOFIN voor de uitvoering van de werkzaamheden afhankelijk is van de medewerking en diensten van derden, kan zij op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor welke schade dan ook voortvloeiend uit een fout van deze derden, daarin begrepen grove fout en opzet.
9.3.  ESKOFIN is niet gehouden tot vergoeding van immateriële, indirecte of gevolgschade aan de cliënt, zoals (doch niet beperkt tot) verlies van gegevens, winstderving en personeelskosten, verlies van een kans, klachten van derden en advocatenkosten.
Voor schade aan derden is ESKOFIN niet aansprakelijk. De cliënt vrijwaart ESKOFIN voor alle aanspraken van derden. 

9.4.  De aansprakelijkheid waartoe ESKOFIN als boekhouder ten opzichte van de cliënt en derden gehouden is, zoals omschreven door de Wet van 22 april 1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen, is nooit hoger dan het bedrag dat in het betreffende geval wordt uitbetaald op grond van de door ESKOFIN aangegane beroepsaansprakelijkheidsverzekering(en). De polis(sen) van deze verzekering worden ter beschikking gehouden op de vennootschapszetel van ESKOFIN. Indien de aansprakelijkheidsverzekeraar, om welke reden ook, niet tot uitkering overgaat, is alle aansprakelijkheid beperkt tot éénmaal het bedrag van het gefactureerde ereloon voor de corresponderende opdracht. Indien het een recurrente opdracht betreft, wordt deze coëfficiënt toegepast op de bedragen van het ereloon die aan de cliënt werden gefactureerd gedurende de 12 maanden die het schadegeval voorafgaan, of vanaf het begin van de uitvoering van het opdracht indien deze periode korter is dan 1 jaar.
9.5.  Voor andere activiteiten dan deze vermeld onder 9.4 is de aansprakelijkheid van ESKOFIN ten opzichte van de cliënt en derden beperkt tot maximaal eenmaal het bedrag van het gefactureerde ereloon voor de corresponderende opdracht.
9.6.  De beperking van de aansprakelijkheid van ESKOFIN geldt onverkort: (i) in geval van aansprakelijkheid ten opzichte van meerdere cliënten; ESKOFIN betaalt alsdan aan alle cliënten gezamenlijk niet meer uit dan het bepaalde onder 9.4 en 9.5; (ii) voor alle aanspraken die tegen personen, vennoten, bestuurders en/of zelfstandige medewerkers van ESKOFIN zouden gericht worden.
9.7.  Indien uit dezelfde fout twee of meer schadegevallen voortvloeien, moeten zij als één enkel aansprakelijkheids-geval aanzien worden. De aansprakelijkheid van ESKOFIN is alsdan beperkt tot het hoogste bedrag van de bedragen die van toepassing zijn op de betrokken opdracht.
9.8.  ESKOFIN kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de professionele tekortkomingen die voor de inwerkingtreding van de overeenkomst door om het even wie begaan zijn.



Artikel 10. Vertrouwelijkheid

ESKOFIN behandelt de informatie die zij van de cliënt verkrijgt voor de uitvoering van de diensten als vertrouwelijk zoals voorgeschreven door de regelgeving en het beroepsgeheim toepasselijk op erkende boekhouders. Deze clausule verbiedt ESKOFIN evenwel niet om informatie openbaar te maken indien dit vereist of toegelaten is conform de wettelijke of professionele reglementeringen, in het kader van de anti-witwaswetgeving of ingevolge de wetgeving inzake de continuïteit van ondernemingen. 



Artikel 11. Verbod tot afwerving

Tijdens de duur van de overeenkomst en tijdens een periode van 12 maanden vanaf de beëindiging ervan, ongeacht de reden van beëindiging, verbindt de cliënt zich er toe geen personeelslid of zelfstandig medewerker van ESKOFIN rechtstreeks of onrechtstreeks in dienst te nemen of hem/haar prestaties te laten uitvoeren buiten het kader van een overeenkomst tussen ESKOFIN en de cliënt, behoudens voorafgaand schriftelijk akkoord van ESKOFIN. De overtreding van dit verbod geeft aanleiding geven tot een éénmalige forfaitaire schadevergoeding van 15.000 EUR. Eenzelfde schadevergoeding is verschuldigd door de cliënt die, met de bedoeling dit verbod te omzeilen, op eender welke andere manier hetzelfde resultaat bereikt.



Artikel 12. Bewaring van stukken

De cliënt staat in voor de bewaring van de verantwoordingstukken, evenals de hem door ESKOFIN overgemaakte boekhoudkundige, fiscale en vennootschapsrechtelijke stukken, en dit gedurende de wettelijke en reglementaire termijn. De cliënt staat eveneens in voor het bewaren van zijn eigen elektronische bestanden.
In dit verband verklaart cliënt te zijn ingelicht van het feit dat (i) de boekhouding moet gevoerd worden aan de hand van verantwoordingsstukken; (ii) wanneer de boekhouding niet gesteund is op dergelijke verantwoordings-stukken, de fiscale administratie de boekhouding kan verwerpen en het belastbaar resultaat door middel van andere bewijsmiddelen kan vaststellen; (iii) de fiscale administratie tevens boetes kan opleggen wanneer de stukken en elektronische bestanden niet reglementair werden bewaard.

ESKOFIN mag de stukken bijhouden gedurende de tijd die zij nodig heeft om haar opdracht uit te voeren. De cliënt heeft altijd het recht om ze in te kijken, hetzij persoonlijk, hetzij via aangestelde(n), of mandataris(sen), drager van een geschreven volmacht, op voorwaarde dat deze stukken, boeken en bescheiden eigendom zijn van de cliënt.



Artikel 13. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op elke overeenkomst tussen ESKOFIN en de cliënt is uitsluitend het Belgische recht van toepassing. Alle geschillen in verband met een overeenkomst tussen ESKOFIN en de cliënt worden beslecht door de bevoegde rechter van de plaats van de vennootschapszetel van ESKOFIN.