Elektronische B2B-facturatie: nieuw Koninklijk Besluit legt spelregels vast

Voor veel kmo’s betekent dit dat hun huidige facturatieproces grondig onder de loep moet worden genomen.

Wat verandert er precies?

Tot nu toe was e-facturatie vaak een keuze: sommige bedrijven gebruikten al een digitaal systeem, anderen hielden het bij pdf-bestanden via e-mail of zelfs nog papieren facturen. Vanaf 2026 is dat verleden tijd voor B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtigen. Belangrijk verschil: het gaat niet enkel om het digitaal verzenden van een factuur, maar om het opmaken in een gestructureerd elektronisch formaat. Dat betekent dat de factuur zó wordt opgebouwd dat computersystemen ze automatisch kunnen inlezen en verwerken, zonder manuele tussenkomst.

De rol van Peppol BIS

Het KB bepaalt dat het Peppol BIS-formaat als standaard wordt gehanteerd.

• Verplicht: elke onderneming moet facturen via Peppol kunnen versturen én ontvangen.
• Alternatief toegestaan: enkel als beide partijen akkoord zijn en het gekozen formaat voldoet aan de Europese e-facturatierichtlijnen.

Wat is Peppol?

Peppol is een beveiligd netwerk dat bedrijven, overheden en hun softwarepakketten met elkaar verbindt. Het voordeel is dat facturen snel, veilig en foutloos van de ene partij naar de andere kunnen worden doorgestuurd, ongeacht het gebruikte boekhoudpakket.

Wanneer geldt de verplichting?

De e-facturatieplicht is enkel van toepassing als aan alle drie de onderstaande criteria wordt voldaan:

• De verzender van de factuur is een Belgische btw-plichtige en moet wettelijk factureren.
• De ontvanger is ook een Belgische btw-plichtige.
• De levering of dienst gebeurt in België (bepaalde vrijstellingen en intracommunautaire transacties uitgezonderd).

Voor verkopen aan particulieren of aan buitenlandse ondernemingen is elektronische facturatie voorlopig optioneel. Toch kan het nuttig zijn om ook daar digitaal te werken, om consistentie in het facturatieproces te bewaren.

Gevolgen bij niet-naleving

Wie de regels negeert, krijgt te maken met administratieve geldboetes:

• 1.500 euro bij de eerste vaststelling
• 3.000 euro bij een tweede inbreuk
• 5.000 euro bij verdere overtredingen

Tussen twee vaststellingen zit altijd minstens drie maanden, zodat ondernemingen tijd hebben om zich aan te passen. Let op: de bestaande sancties voor fouten in facturen blijven gewoon bestaan en gelden ook voor elektronische facturen.

Impact op btw-aftrek

Hoewel het KB zelf geen rechtstreekse link legt tussen e-facturatie en btw-aftrek, is er een belangrijk aandachtspunt voor kmo’s.  Volgens de btw-wetgeving mag btw enkel worden afgetrokken als de onderneming een formeel geldige factuur ontvangt. Als papieren of foutief opgemaakte elektronische facturen in de toekomst niet langer als geldig worden beschouwd, kan dat betekenen dat je de btw niet mag aftrekken. Praktisch risico: ontvang je als kmo nog steeds facturen van leveranciers die niet in het juiste formaat zijn opgesteld, dan kan dat op termijn leiden tot financiële verliezen.

Nieuwe afrondingsregels

Vanaf 1 januari 2026 geldt bij gestructureerde e-facturen een nieuwe manier van btw afronden:

• Enkel afronding op het totaalbedrag van de btw is toegestaan.
• Afronden per factuurlijn is verboden.

Dit lijkt een kleine wijziging, maar het kan wel invloed hebben op je boekhoudsysteem en prijsberekeningen.

Wat betekent dit concreet voor jouw kmo?

• Controleer je huidige facturatiesoftware. Is die Peppol-compatibel?
• Train je team. Zorg dat medewerkers weten hoe ze e-facturen correct opstellen en verzenden.
• Communiceer met je leveranciers en klanten. Vraag of zij klaar zijn om e-facturen te ontvangen en verzenden.
• Voorzie een overgangsperiode. Hoe vroeger je overschakelt, des te kleiner de kans op boetes of gemiste btw-aftrek.